Fuar standı kiralamak, yılda bir ya da iki fuara katılan, hazırlığa az zaman ayırabilen ve standı depolamak istemeyen firmalar için çoğu zaman daha uygundur. Düzenli olarak benzer ölçüde alanla fuara çıkan ve markasını standla öne çıkarmak isteyen firmalar için ise kendi standını yaptırmak uzun vadede daha mantıklı olabilir.
Karar verirken genellikle üç seçenek karşılaştırılır. Organizatörün sunduğu paket stand, kiralık modüler stand ve firmaya özel tasarlanan stand.
Organizatörün paket standı (shell scheme) nedir?
Paket stand, fuar organizatörünün ya da onun anlaştığı yüklenicinin hazır kurduğu standtır. İngilizcede bu sisteme shell scheme denir. Bir fuar hizmetleri firmasının açıklamasına göre paket stand genellikle metal çerçeve, hafif duvar panelleri, firma adının ve stand numarasının yazdığı alın yazısı, tavan ızgarası ve zemin kaplamasıyla gelir. Duvarlara uygulanacak grafikler pakete dahil değildir, aydınlatma ve priz de pakete göre değişir.
Paket standın kurulumu ve hazırlığı genellikle en kolay olandır. Katılımcı yalnız grafiklerini, ürünlerini ve gerekirse ek mobilyasını getirir. Dezavantajı ise bütün standların birbirine benzemesi ve tasarım imkânının sınırlı kalmasıdır. İlk kez fuara katılan ya da fuarın kendisine uygun olup olmadığını deneyen firmalar için ilk yatırımı düşük bir başlangıçtır.
Kiralık modüler fuar standı nasıl çalışır?
Kiralık modüler stand paketlerinde genellikle farklı yerleşimlere kurulabilen alüminyum çerçeveler, gergi kumaş grafikler, zemin ve aydınlatma bulunur. Pakete neyin dahil olduğu firmaya ve seçilen pakete göre değişir. Hizmeti veren firma standı fuar alanında kurar, fuar bitince söker ve götürür. Bir fuar hizmetleri firmasının açıklamasına göre bu paketlerde kurulum ve söküm genellikle dahildir, kıvrımlı duvar, ışıklı panel, depo odası ve ekran gibi ekler seçilebilir.
Kiralık modüler stand, paket standa göre daha özgün bir görünüm verir ama sistem önceden tasarlandığı için kişiselleştirme sınırlıdır. Grafikler firmaya özel basılır, çerçeve ise kiralayan firmanın stoğundan gelir. Bazı grafik ya da tezgâh gibi parçalar firmaya kalabilir, bu konu sözleşmede netleştirilmelidir.
Özel tasarım ahşap fuar standı ne zaman tercih edilir?
Özel tasarım stand, firmanın ihtiyacına ve marka kimliğine göre projelendirilen standtır. Çoğunlukla organizatörden boş alan olarak kiralanan zemine kurulur. Ahşap, metal ve cam gibi malzemelerle istenen biçimde yapılabilir. Ürün sergileme, toplantı odası, ikram alanı, ekran ve ışıklı tabela gibi ihtiyaçlar plana göre yerleştirilir.
Bu seçenekte stand markaya göre en serbest biçimde şekillendirilir. Buna karşılık tasarım, onay ve kurulum daha fazla hazırlık ister ve şartname yükümlülükleri artar. Boş alanda stand kuran katılımcı stand projesini ve gerekli belgeleri organizatöre kendisi ya da yüklenicisi aracılığıyla sunar. Dekon Grup’un hazırladığı seçenekleri özel tasarım ahşap stand ve modüler fuar standı sayfalarında görebilirsiniz.
Fuar standı seçeneklerinde maliyet kalemleri
Üç seçeneğin toplam maliyeti tek bir kalemden oluşmaz. Teklifleri karşılaştırırken şu kalemlerin her birinin teklifte olup olmadığına bakın.
- Alan bedeli. Organizatöre ödenir, paket standda çoğunlukla stand bedeliyle birlikte, boş alanda ayrı fiyatlanır.
- Tasarım ve proje çizimi. Özel standda ayrı bir kalemdir, modüler standda sınırlı bir yerleşim çalışması olarak pakete dahil olabilir.
- Stand yapımı ya da kira bedeli. Özel standda malzeme ve işçilik, kiralık standda belirli bir süre için kullanım bedelidir.
- Grafik ve baskı. İhtiyaç stand türüne ve pakete göre değişir. Paket standda alın yazısı genellikle pakete dahildir, duvar grafikleri ise ayrıca hazırlanır.
- Elektrik bağlantısı, aydınlatma ve ekran. Bazı paketlerde temel elektrik bağlantısı dahildir, ek güç ve bağlantılar çoğu fuarda ayrı başvuru ve bedelle sağlanır.
- Mobilya, tezgâh ve sergileme üniteleri.
- Nakliye, kurulum ve söküm. Özel standda her fuar için yeniden hesaplanır.
- Depolama. Satın alınan standın fuarlar arasında bir yerde saklanması gerekir. Firmanın uygun bir deposu yoksa dışarıdan alınan depolama hizmeti de maliyete eklenir.
- Sigorta, mühendis onayı ve organizatörün istediği belgeler.
- Sözleşme koşulları. Kiralamada iptal şartları, hasarlı parçanın sorumluluğu, görsel onayı ve teslim kapsamı yazılı olarak netleşmelidir.
Kiralık ve paket stand tekliflerinde bu kalemlerin bir kısmı tek fiyatın içinde görünür. Özel stand teklifinde ise kalemler ayrı ayrı yazılır. Teklifleri karşılaştırırken her birinde aynı kalemlerin yer alıp almadığını kontrol edin.
Fuar standı hazırlık süresi ve iş yükü
Paket stand genellikle hazırlığı en kısa süren seçenektir, ama grafik baskısı ve organizatörün istediği belgeler bu süreyi etkiler. Grafik ölçüleri organizatörden alınır, baskılar hazırlanır ve fuar günü yerine takılır. Kiralık modüler standda yerleşim ve grafik tasarımı onaylandıktan sonra kiralayan firma kurulumu üstlenir.
Özel tasarım standda süreç tasarımla başlar, firma onayı, organizatörün proje onayı, yapım, nakliye ve kurulumla devam eder. Bu nedenle özel stand için fuar tarihinden epey önce harekete geçmek gerekir. Kesin süre fuarın onay takvimine, standın büyüklüğüne ve tasarımın karmaşıklığına göre değişir. Organizatörün katılımcı el kitabında proje teslimi için bir son tarih yazar, planlamaya bu tarihten geriye doğru başlanır.
Fuar standında marka görünürlüğü
Seçenekler marka görünürlüğü için farklı imkânlar sunar, ama sonucu stand türü kadar tasarımın kendisi de belirler. Paket standda firma diğer katılımcılarla aynı çerçeve içinde durur, fark yalnız grafiklerle ve standın içindeki düzenle yaratılır. Kiralık modüler standda yükseklik, ışıklı panel ve kıvrımlı duvar gibi seçeneklerle daha belirgin bir görünüm elde edilir.
Özel standda malzeme, renk, yükseklik ve ışık markanın kimliğine göre seçilir. Ziyaretçinin standı uzaktan tanıması, ürünü denemesi ya da oturup görüşmesi için alan bu seçenekte en serbest şekilde kurgulanır. Yine de stand yüksekliği ve koridora bakan cephe gibi konularda organizatörün kuralları bütün seçenekler için geçerlidir.
Fuar standında tekrar kullanım, depolama ve nakliye
Kendi standını yaptıran firmada standın yeniden kullanılabilmesi toplam maliyeti doğrudan etkiler. Modüler sistemler farklı ölçüdeki alanlara yeniden kurulabilir. Özel ahşap stand ise belirli bir alan ve yerleşim için tasarlandığından farklı ölçüdeki bir alanda olduğu gibi kullanılamayabilir. Bu yüzden özel stand tasarlanırken parçaların sökülüp yeniden kurulabilmesi ve farklı ölçülere uyarlanabilmesi baştan planlanabilir.
Tekrar kullanılan stand fuarlar arasında bir yerde saklanır ve her fuar için taşınır. Depo alanı, ambalaj, yükleme ve şehir dışı fuarlarda nakliye her seferinde yeniden hesaba katılır. Kiralık ve paket standda nakliye, depolama ve söküm genellikle kiralayan firmaya ya da organizatöre kalır, sorumluluğun sınırını sözleşme belirler. Sık kullanılan bazı parçalar, örneğin tezgâh ya da ışıklı panel, fuar dışında showroom ya da ofiste de değerlendirilebilir.
Organizatör şartnamesi fuar standı seçimini nasıl etkiler?
Her fuarın kendi katılımcı el kitabı ya da teknik şartnamesi vardır ve stand seçimi bu belgeye uymak zorundadır. Kurallar fuardan fuara ve yıldan yıla değişebilir. Şartnamede sık karşılaşılan konular şunlar.
- Stand projesinin onaya sunulması. Örneğin bazı yurt dışı milli katılım şartnamelerinde ölçülendirilmiş projeyi fuar idaresine gönderip onay almak yüklenici firmanın sorumluluğundadır.
- Yükseklik sınırı. Sınır fuara, salona ve standın koridora mesafesine göre değişir.
- Mühendis onayı. Bazı fuarlarda belirli bir yüksekliği aşan tek katlı standlar, çift katlı standlar ve açık alandaki yapılar için mühendis onayı istenir.
- Küçük alanlarda modüler zorunluluğu. Bazı fuarlarda belirli bir metrekarenin altındaki standlar yalnız modüler sistemle kurulabilir.
- Malzeme ve yangın kuralları, elektrik başvurusu, kurulum ve söküm saatleri.
Bu nedenle stand türüne karar vermeden önce katılacağınız fuarın güncel el kitabını isteyin. Küçük bir alanda özel ahşap stand planlarken o fuarda buna izin verilip verilmediğini kontrol etmek, sonradan tasarımın değişmesini önler.
Fuar standı kiralama mı yaptırma mı için karar ölçütleri
Şu sorular hangi seçeneğin size uyduğunu netleştirir.
- Fuara ilk kez mi katılıyorsunuz? İlk katılımda ya da fuarın verimini denerken paket stand ya da kiralık modüler stand ilk yatırımı ve depolama yükünü azaltır.
- Yılda kaç fuara katılıyorsunuz? Yılda bir fuar için standı depolamak ve taşımak çoğu zaman kiralamaya göre zahmetlidir. Her yıl birkaç fuara benzer ölçüde alanla katılıyorsanız kendi standınızın tekrar kullanımı hesaba girer.
- Alan ölçüleriniz fuardan fuara değişiyor mu? Değişiyorsa modüler bir sistem farklı alanlara daha kolay uyar.
- Stand markanızın satış aracı mı? Ürün deneyimi, toplantı ve sergileme önemliyse özel tasarım stand bu ihtiyaçlara göre kurgulanır.
- Depo alanınız ve nakliye imkânınız var mı? Yoksa kiralama ya da paket stand bu yükü sizden alır.
- Hazırlık için ne kadar zamanınız var? Fuara az zaman kaldıysa özel standın onay ve yapım süreci yetişmeyebilir.
- Şartname ne izin veriyor? Alanın büyüklüğü ve fuarın kuralları seçeneklerden birini baştan eleyebilir.
Her firma için tek bir doğru stand türü olmayabilir. Bazı firmalar küçük fuarlarda paket ya da kiralık stand kullanırken ana fuarlarında kendi standıyla yer alır. Modüler bir altyapıyı markaya özel parçalarla birleştiren karma çözümler de iki ucun arasında bir seçenektir. Fuar standı seçeneklerinin genel tanıtımı fuar standı sayfasında yer alıyor. Ahşap özel ya da modüler stand düşünüyorsanız Dekon Grup fuarın şartnamesine ve alan ölçünüze göre bir plan öneriyor.
Sık sorulan sorular
Bu kiralama sözleşmesine bağlıdır. Firmaya özel basılan kumaş grafikler çoğu zaman katılımcıya kalabilir, çerçeve ve aydınlatma ise kiralayan firmaya geri döner. Sözleşmede hangi parçanın kime ait olduğunu yazılı olarak netleştirin.
Çoğu fuarda paket standa mobilya ve grafik getirilebilir, ancak duvar panellerine vida çakmak ya da boyamak gibi işlemler genellikle yasaktır. Ağırlık, yükseklik ve asma kuralları için organizatörün katılımcı el kitabına bakın.
Bu standın malzemesine, sökülüp takılmaya uygun tasarlanıp tasarlanmadığına ve depolama koşullarına bağlıdır. Parçaları sökülüp yeniden kurulacak biçimde planlanan bir stand birden fazla fuarda kullanılabilir. Her kullanımda grafik ve küçük onarım ihtiyacı çıkabileceğini hesaba katın.
Bu fuarın kurallarına bağlıdır. Pek çok fuarda boş alanda kurulacak standın projesi onaya sunulur ve kurulumu yapan firmanın kaydı istenir. Kendi ekibinizle kurmayı düşünüyorsanız şartnameyi önceden okuyun.
Aynı şey olmak zorunda değildir. Modüler stand bir yapım sistemidir ve firma bu sistemi satın alıp kendi standı olarak da kullanabilir. Kiralık stand ise modüler ya da başka bir sistemin belirli bir fuar için kullanım hakkını ifade eder.
